💡 律咖编者按：
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为了方便大家阅读，律咖网编辑 JingJing（微信：lvga2015）对原文进行了细致的逻辑润色与合规性整理。希望能给正在 波兰 创业路上的你带来真实的参考。

我叫小林，山东荣成人，大专学的人力资源管理，22岁，现在在波兰南部的Nowy Sącz开一家小日料店。店不大，就六张桌子，三个员工，都是本地人。
我来波兰快两年了，从一开始连“dziękuję”（谢谢）都说不利索，到现在能跟厨师长聊天气、聊孩子、聊周末去哪钓鱼——但有一件事，我始终不敢碰：员工离职协议。

不是我不敢谈，是我怕签错。
我太怕了。
我怕哪天一个员工突然说“我辞职了”，然后我手忙脚乱地签了个纸，结果被劳动局查出程序不对，罚钱、停业、甚至影响签证——这些不是我编的，是我在波兰华人创业群里，听一个开了五年餐厅的阿姨说的。她去年被罚了3000欧元，理由是“离职通知未使用官方模板”。

我学的是人力资源，但学的是中国的《劳动合同法》。波兰的《劳动法典》（Kodeks pracy）我连目录都没翻完。
前两天，我一个员工说想回老家照顾妈妈，想“走人”。我第一反应不是高兴，是冷汗——离职协议能远程办吗？
我能不能用微信发个模板，她打印、签字、拍照发回来，我这边盖个章，就算完了？

我问了本地一个开咖啡馆的中国朋友，他说：“你别信网上那些‘一键生成波兰离职协议’的网站，我去年信了，结果被劳动监察局叫去解释了三次。”

我又去Nowy Sącz市政厅官网查了“Zakończenie stosunku pracy”（劳动关系终止），页面上全是波兰语，我用翻译软件硬啃，发现有这么一句话：

“Zakończenie stosunku pracy przez pracownika wymaga pisemnej wypowiedzenia, które może być złożone w formie papierowej lub elektronicznej z zastosowaniem zaawansowanej podpisu elektronicznego.”

翻译过来是：“员工单方终止劳动关系，须提交书面通知，可采用纸质或使用高级电子签名的电子形式。”

“高级电子签名”？我搜了一下，是Qualified Electronic Signature (QES)，波兰法律承认的最高级别数字签名，通常需要身份证+专用读卡器+银行认证。
我一个开日料店的，哪有这玩意儿？我连波兰的电子身份证（PESEL）都没申请，我只有居留卡。

那纸质呢？
我又翻了波兰劳动监察局（Państwowa Inspekcja Pracy）官网的公开指南，说“书面通知”可以是手写信、打印签字的表格、甚至电子邮件（如果双方事先同意）。
但——“建议保留原件”，“建议在雇主处存档”，“建议使用官方模板”。

官方模板？我找了半天，找到一个叫“Formularz wypowiedzenia umowy o pracę”（劳动合同终止通知表）的PDF，是波兰劳动部发布的，但只有波兰语，没中文，没英文，也没说明是否接受远程签署。

我试着在Facebook的“Polish Entrepreneurs in Nowy Sącz”群组里问：“Can I send a resignation letter via WhatsApp and have employee sign and scan it back?”
没人直接回答。
有个人回复：“I had an employee quit last month. She printed the form, signed it, and mailed it to me. I kept the original. I didn’t risk anything else.”
另一个说：“My lawyer said: if it’s not signed in front of you or notarized, it’s not safe.”

我突然明白：不是技术问题，是信任问题。
波兰人对“书面证据”的执念，比我们想象的深。
他们不是怕你跑，是怕你“没留下痕迹”。

我试过让员工去镇上的打印店，用他们的电脑打印、签字、拍照发我。
我拿着照片，心里还是打鼓：

  • 这签名是她本人吗？
  • 她是不是被我逼的？
  • 如果三个月后她反悔，说“我没同意”，我有录音吗？有见证人吗？
  • 我的居留卡，会不会因为这个“不规范离职”被怀疑“雇佣管理混乱”？

我甚至不敢在微信上跟JingJing说这事。
不是我不信她，是我觉得她太专业了，我怕她觉得我“太菜”。
但我真的需要一个答案，哪怕只是“可能”“通常”“建议”。

我后来做了一件事：
我手写了一封信，用中文写，然后请一个会中文的波兰同事帮我翻译成波兰语，打印出来，让她在店里当面签，我用手机录了视频——不是为了证据，是为了我自己安心。
我问她：“你确定这是你自愿的吗？”
她说：“是的，小林，谢谢你一直对我好。”
我点点头，把信收进文件夹，和房租合同、税务申报表放在一起。

我不是律师，也不是专家。
我只是一个怕出错的中国小老板。

但我知道一件事：在波兰，程序比结果重要。
你签错了字，哪怕只是少了个日期，都可能变成“非法解雇”。
你远程发个PDF，哪怕她签了，也可能被认定为“未履行法定形式”。

所以，我的建议，是基于我这半年的试探和恐惧：

✅ 如果你在波兰Nowy Sącz，面临员工离职，可以这样做：

  1. 先沟通，后书面

    • 和员工面谈，确认离职意愿。
    • 不要接受口头辞职，哪怕她哭着说“我明天不来了”。
    • 给她24小时冷静期，再要求书面通知。

  2. 使用官方模板（哪怕你不会波兰语）

    • 下载波兰劳动部官网的“Formularz wypowiedzenia umowy o pracę”（搜索关键词：gov.pl wypowiedzenie umowy）
    • 打印两份，一份给她，一份你留。
    • 请她手写签名+日期，不要用电子签名，除非你有QES设备。

  3. 保留原件，不要只靠微信或邮箱

    • 她签字的纸，你必须收原件。
    • 如果她没法来店里，让她去邮局寄挂号信（list polecony），你收到后存档。
    • 别信“拍照发微信就等于生效”——波兰法律不认。

  4. 别怕慢，怕的是“看起来不正规”

    • 慢一点，走正规流程，哪怕多花两天，多跑一趟打印店。
    • 你省下的那点时间，可能变成未来几个月的律师费和行政罚款。

我知道，你可能觉得：“这太麻烦了，我一个中国小老板，哪有时间搞这些？”
我懂。
我每天早上5点起来进货，晚上10点洗碗，周末还要去华联超市买酱油——我比谁都累。

但我更怕的是，哪天早上起来，收到一封来自劳动监察局的信，说：“你的店涉嫌违反劳动法，需在14天内整改。”

我不想那样。

我不是在教你“如何合法裁员”，我是在教你“如何不被当成坏老板”。

在波兰，法律不是用来绕过的，是用来敬畏的。

如果你也在波兰，正为员工离职协议发愁，别一个人硬扛。
你可以加一下律咖网的编辑JingJing微信：lvga2015。
她不是律师，但她见过几十个像我这样的中国创业者。
她不会说“包过”，但她会说：“我认识一个在克拉科夫做HR的波兰人，他去年帮人处理过类似情况，要不要我帮你问问？”

我们不是大平台，不承诺结果。
但我们愿意陪你，一步一步，把那些吓人的“法律术语”，变成你能听懂的“人话”。

❓ 常见问题（FAQ）

Q1：员工在波兰Nowy Sącz辞职，我能否通过微信接收她的离职声明？

步骤：

  1. 不要仅依赖微信文字。
  2. 要求她发送一份手写签名+日期的PDF扫描件（非照片），并确认是本人签署。
  3. 同时要求她通过波兰邮政（Poczta Polska）寄出纸质原件，保留邮寄回执。
    要点清单：
  • 微信截图 ≠ 法律证据
  • 扫描件需清晰可见签名与日期
  • 纸质原件必须存档至少3年（波兰劳动法要求）

Q2：离职协议能否由员工在本国（如中国）签署，再寄回波兰？

步骤：

  1. 可以，但需满足两个条件：
    • 协议文本使用波兰语版本（建议使用波兰劳动部官方模板）
    • 签名必须为手写签名，非电子签名（除非使用欧盟认可的QES）
  2. 建议通过国际挂号信寄送，保留寄出与签收记录。
    要点清单：
  • 不接受纯电子签名（如DocuSign）除非有QES认证
  • 中国签署的文件，需附英文或波兰语翻译（非强制，但建议）
  • 保留邮寄凭证（如波兰邮局的“list polecony”单号）

Q3：如果员工拒绝签署任何文件，我该怎么办？

步骤：

  1. 立即记录：用手机录音（合法前提：告知对方正在录音）
  2. 发送书面通知（邮件+纸质）：说明你已收到其口头辞职意向，要求其在3日内确认并签署离职文件
  3. 如7日内无回应，可视为“员工未履行法定程序”，你无权单方解除合同
  4. 建议咨询当地劳动法律顾问（即使只是咨询一次）
    要点清单：
  • 不要主动“开除”员工，除非有明确违纪证据
  • 保持沟通记录，哪怕只是微信对话截图
  • 在波兰，沉默 ≠ 同意

🔸 延伸阅读

🔸 “Costa afirmou que os países têm ‘dúvidas’ sobre o ‘âmbito’ do 28º regime” 🗞️ 来源: Lvga.com – 📅 2026-04-11
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感谢 JingJing 帮我把这篇凌乱的笔记整理出来分享给大家。
我不是想当老师，我只是不想再一个人害怕了。
如果你也在波兰，正在为同样的事失眠——
加一下 lvga2015 吧。
我们慢慢聊，不着急。